Cách chọn đúng máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn

Năng suất và hiệu quả mỗi văn phòng là nền tảng của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào và việc chọn đúng công nghệ hỗ trợ công việc là vô cùng cần thiết khi đảm bảo nhân viên của bạn có các công cụ họ cần để thành công.

Cho dù bạn đang trang bị cho một văn phòng mới hoặc nâng cấp thiết bị hiện có, việc chọn đúng máy photocopy là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru. Có rất nhiều máy photocopy trên thị trường với một loạt các tính năng và giá cả cho bạn lựa chọn.

Những tính năng nào bạn cần? Những tính năng hữu ích nào đáng để có? Tính năng nào hoàn toàn không cần thiết cho doanh nghiệp của bạn? Thực hiện tìm hiểu sản phẩm có thể khiến bạn lạc  sâu vào ma trận máy photocopy và mất rất nhiều thời gian vào các tùy chọn khác nhau cho doanh nghiệp của mình.

Loại máy photocopy nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Cho dù bạn quyết định chọn Ricoh, Toshiba, Canon, Sharp, Kyocera hay bất kỳ thương hiệu công nghệ nào khác, có rất nhiều tùy chọn máy photocopy mà công ty của bạn có thể lựa chọn – và bạn chọn cái nào sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Khi chọn một máy photocopy, hãy nghĩ đến diện tích không gian trong văn phòng mà bạn muốn lắp đặt máy, những gì bạn cần ở máy photocopy? bạn có muốn in màu hay không? và số tiền bạn chuẩn bị chi ra bao nhiêu?

Các tùy chọn máy photocopy có thể quan tâm đến doanh nghiệp của bạn bao gồm:

• Trắng đen: Máy photocopy trắng đen có giá thấp hơn vì chúng chỉ sử dụng một loại mực đen. Chúng vẫn có đầy đủ tính năng như các máy photocopy màu và có đầy đủ mọi tốc độ và kích cỡ được sản xuất để đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
• Màu: Không giống như trắng đen, máy photocopy màu sử dụng hệ máu CMYK với bốn hộp mực riêng biệt – Lục lam (Cyan), đỏ tươi (Magenta), vàng (Yellow) và đen (Black) để tạo hình ảnh của chúng. Điều này có nghĩa là chúng có thể in màu và trắng đen.
• Đa chức năng: Tìm kiếm một máy photocopy có thể thực hiện nhiều tác vụ hơn là máy chỉ mỗi chức năng copy? Một máy photocopy đa chức năng có thể là sự lựa chọn tốt nhất cho bạn. Máy photocopy đa chức năng thực hiện các tác vụ như in, copy, quét và fax, một số thậm chí còn tích hợp với các công nghệ đám mây mới nhất như Amazon Alexa, Dropbox, Microsoft Sharepoint và OneDrive.
• Máy để bàn: Đây là những máy photocopy cỡ nhỏ và thường được dành cho văn phòng trung tâm thương mại hoặc văn phòng gia đình (SOHO). Chúng được tạo ra cho giấy kích thước theo quy chuẩn hoặc kích thước nhỏ hơn và thường được đặt trên bàn làm việc của nhân viên có vai trò yêu cầu quyền truy cập nhanh chóng hoặc an toàn vào thiết bị in, sao chép, quét và email.
• Máy photocopy cho sản xuất: Hầu hết các công ty sẽ không cần máy photocopy cho sản xuất, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu đồ họa cấp chuyên nghiệp thường xuyên thì những máy photocopy này là một lựa chọn tốt và kinh tế hơn so với việc thuê ngoài in gia công. Những máy photocopy này cung cấp khả năng in với độ phân giải cao và chi phí khác nhau rất nhiều, tùy thuộc vào việc chúng là dòng máy cấp thấp hay chuyên dụng.
• Máy photocop đã qua sử dụng: Bạn đang tìm kiếm các máy photocopy nhanh hơn và nhiều tính năng hơn và model mới hơn, nhưng đồng thời, bạn cũng muốn kiểm soát ngân sách của mình? Máy photocopy đã qua sử dụng là giải pháp hoàn hảo. Mặc dù mỗi nhà cung cấp máy photocopy sẽ có quy trình riêng, Nhật Tiến Thanh có thể giúp bạn chọn máy photocopy đã qua sử dụng nhập khẩu chất lượng cao và được sản xuất gần đây. Tất cả các máy photocopy này đều đã được kiểm tra toàn bộ và đã thay thế bất kỳ bộ phận nào bị hao mòn – mang lại cho bạn tốc độ và tất cả tính năng, chỉ với một phần nhỏ chi phí của một máy photocopy mới. Cũng giống như với các thiết bị mới của chúng tôi, Nhật Tiến Thanh bao gồm bảo hành 02 năm và bảo trì miễn phí 05 năm – luôn đảm bảo hiệu suất làm việc.

Câu hỏi cần được trả lời trước khi mua máy photocopy

Theo kết quả thống kê, chi phí in ấn và sao chép có thể tăng thêm từ 1% đến 3% doanh thu hàng năm của doanh nghiệp – vì vậy đây là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Đặt một số câu hỏi cơ bản có thể giúp thu hẹp nhu cầu cụ thể của bạn và tập trung tâm trí của bạn khi chọn máy photocopy.

Số lượng bản copy và in của bạn là bao nhiêu?

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng của mình khi nói đến khả năng in ấn và sao chép. Làm thế nào để bạn xác định đúng máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn?

Xác định số lượng theo nhu cầu công việc, bạn sẽ có một thông số tuyệt vời để bắt đầu khi mua một máy photocopy mới. Còn không, nếu một máy photocopy không thể đáp ứng nhu cầu của bạn, thì nó sẽ chỉ gây ra sự thất vọng.

Một chỉ số hữu ích để sử dụng khi xem xét khối lượng in trong doanh nghiệp của bạn là số trang in hoặc copy mỗi phút (PPM).

Theo nguyên tắc thông thường, khối lượng in hàng tháng có thể được dịch sang PPM. Ví dụ: các doanh nghiệp in 4.000 đến 7.000 trang mỗi tháng thường sẽ được đáp ứng tốt với máy photocopy 25 – 40 trang / phút, trong khi doanh nghiệp in tới 20.000 trang mỗi tháng thường sẽ sử dụng máy photocopy có thể xử lý 50 ppm trở lên.

Ngân sách của bạn cho một máy photocopy là bao nhiêu?

Mua sắm chỉ với một ngân sách trong tính toán không phải là cách tốt nhất để đưa ra quyết định quan trọng cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nó là một cân nhắc quan trọng khi tìm mua máy photocopy phù hợp.

Máy photocopy chất lượng kinh doanh có thể có giá từ $ 1.500 đến $ 20.000. Một máy photocopy chuyên cho sản xuất cho các doanh nghiệp in sẽ có giá thậm chí cao hơn giá của cả máy photocopy cao cấp nhất. Đó là một phạm vi khá rộng, đó là lý do tại sao dự toán ngân sách trước là điều cần thiết.

Tất nhiên, ngay cả khi bạn có ngân sách rất tối thiểu, vẫn có các tùy chọn có sẵn. Bạn có thể tham vấn về việc mua máy photocopy đã qua sử dụng nhập khẩu (Giá rất hợp lý và được bảo hành tương đương máy mới) hoặc cân nhắc thuê máy photocopy để giảm thiểu chi phí trả trước và phân bổ chi phí theo thời gian.

Chi phí mực và hộp mực

Chi phí mua máy photocopy là một điều cần cân nhắc, nhưng bạn cũng nên dự trù ngân sách cho tổng chi phí sở hữu máy photocopy. Ví dụ, mực và hộp mực có thể trở nên khá tốn kém theo thời gian.

Công ty bạn đang mua hoặc cho thuê từ công ty có quy trình dịch vụ như thế nào, đáp ứng nhanh chóng hay phải chờ đợi?  Ngoài chi phí, mực và hộp mực ta cần phải lưu tâm vấn đề có thể khá đau đầu là việc được đáp ứng một cách nhanh chóng và hiệu quả để có được sự thay thế.

Sự dễ dàng của việc thay thế và chi phí thay thế vật tư là cả hai yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn máy photocopy. Rốt cuộc, thay thế mực và mực có thể sẽ là một trong những dịch vụ thường xuyên  nhất được thực hiện trên máy photocopy trong suốt vòng đời của nó.

Chọn thương hiệu uy tín

Có một số tên thương hiệu đáng tin cậy trong ngành như  Ricoh, Toshiba, Canon, Xerox và những thương hiệu khác; mỗi thương hiệu cung cấp các sản phẩm và tính năng độc đáo của riêng họ. Có sẵn các tùy chọn cho bạn khi mua máy photocopy mới có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Quan trọng nhất, bạn phải biết chắc rằng thương hiệu bạn đang chọn sẽ tiếp tục hỗ trợ và cung cấp các bộ phận cho máy photocopy của bạn trong tương lai.

Các công ty có tên tuổi nổi tiếng trong ngành đã làm việc trong nhiều thập kỷ để xây dựng danh tiếng của họ.

Tất nhiên, thương hiệu không phải lúc nào cũng đáp ứng mọi thứ, nhưng việc chọn một thương hiệu nổi tiếng đáng tin cậy hơn là một thương hiệu ít được biết đến, tất cả những thứ khác đều bình đẳng, thường là một lựa chọn đáng tin cậy.

Máy photocopy có tương thích với  hệ điều hành máy tính của bạn?

Bạn sử dụng máy tính Mac hay máy tính PC? Điều đó có quan trọng khi chọn một máy photocopy? (Dĩ nhiên là có.) Có cách giải quyết khác để hệ thống của bạn được tích hợp với máy photocopy mới không?

Đây là những câu hỏi quan trọng để hỏi trước khi đưa ra quyết định mua hàng cuối cùng. Đảm bảo khả năng tương thích với các máy tính hiện có trong văn phòng của bạn là điều cần thiết. Tất cả các tính năng thiết yếu trên máy photocopy bạn đã xác định có thể sử dụng được trong văn phòng của bạn hoặc chúng chỉ được sử dụng cho các hệ điều hành cụ thể hoặc các yếu tố mạng khác không?

Bạn muốn mua máy photocopy một cách đơn giản và chính xác?

Chọn một máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn không phải lúc nào cũng là một nhiệm vụ đơn giản. Tại Nhật Tiến Thanh, chúng tôi không chỉ bán cho bạn máy photocopy, chúng tôi phân tích nhu cầu doanh nghiệp của bạn và tìm giải pháp giúp bạn đạt được mục tiêu của mình, cả hôm nay và trong tương lai.

Nếu bạn còn phân vân chọn máy photocopy cho mình, hãy ghé thăm gian hàng của chúng tôi và chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn chọn được máy photocopy phù hợp nhất với chi phí đầu tư thấp nhất.